Gewährleistungsmanagement digital
Sie verfolgen Gewährleistungsmängel vom Eingang bis zum Abschluss, auch Jahre nach der Übergabe. Nachunternehmer antworten über einen Link ohne eigenen Zugang.
Was ist das Gewährleistungsmanagement in BAUREPORT?
In BAUREPORT, der Baumanagement-Plattform von CONOVA24, ist das Gewährleistungsmanagement ein eigener Workflow für Mängel nach der Übergabe. Es führt jeden Gewährleistungsmangel durch feste Schritte, hält Fristen und Schriftverkehr digital am Vorgang und bindet Nachunternehmer über einen Link ein. Der Vorgang bleibt getrennt vom Ticketsystem der Bauzeit.
Warum brauche ich Gewährleistungsmanagement?
Zwei Jahre nach der Übergabe meldet die Hausverwaltung eine undichte Attika. Die Bauleitung von damals ist auf einem anderen Projekt, das Fristschreiben an den Dachdecker entsteht in Word, die Nachfrist steht im Kalender einer Kollegin. Ob der Nachunternehmer den Mangel anerkannt hat, weiß nur, wer die Mail gefunden hat.
Der Workflow gibt dem Fall einen festen Weg von Neu bis Abgeschlossen. Fristen, Schreiben und Antworten liegen am Vorgang, Warnungen kommen von selbst. Den einzelnen Fall beschreibt die Seite Gewährleistungsmängel.
Was das Gewährleistungsmanagement konkret leistet
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Feste Schritte
Jeder Mangel läuft durch Neu, Vorprüfung, Abarbeitung, Bestätigung und Abgeschlossen. Sonderwege sind Abgelehnt, Verworfen und Ersatzvornahme.
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Objektstruktur
Sie ordnen den Mangel der Wirtschaftseinheit, dem Bauteil, dem Geschoss und der Wohnung zu.
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Frist und zwei Nachfristen
Sie setzen Frist, erste und zweite Nachfrist mit Versanddatum. Der Workflow warnt vor Ablauf.
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Partner-Gateway
Der Nachunternehmer bestätigt oder lehnt über einen Link ab und sieht seine Frist, ohne eigenes Konto.
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Schriftverkehr aus Vorlagen
Dokument- und E-Mail-Vorlagen erzeugen Fristschreiben. Die Versandhistorie zeigt, ob eine E-Mail zugestellt und geöffnet wurde.
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Automatik und Archiv
Fristvorwarnung, automatischer Abschluss und Archivierung nach einer eingestellten Zahl von Tagen laufen ohne Zutun.
So läuft der Gewährleistungsfall
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Fall anlegen
Sie erfassen den Mangel im Schritt Neu und ordnen ihn Wirtschaftseinheit, Bauteil, Geschoss und Wohnung zu.
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Vorprüfen
Sie prüfen, ob der Mangel unter die Gewährleistung fällt, und lehnen ab oder benennen den Nachunternehmer.
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Frist setzen und versenden
Sie erzeugen das Fristschreiben aus der Vorlage und senden es. Frist und Versanddatum stehen am Fall.
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Nachunternehmer antwortet
Der Nachunternehmer bestätigt oder lehnt über den Gateway-Link ab und behebt den Mangel in der Abarbeitung.
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Bestätigen und archivieren
Sie bestätigen die Beseitigung und schließen ab. Nach der eingestellten Zahl von Tagen archiviert der Workflow den Fall.
Die Vorteile
im Detail:
Vom Eingang bis zum Abschluss in festen Schritten
Ein neuer Fall beginnt im Schritt Neu. In der Vorprüfung entscheiden Sie, ob der Mangel unter die Gewährleistung fällt und wer ihn beheben muss. Dann folgen die Abarbeitung durch den Nachunternehmer, die Bestätigung durch Sie und der Abschluss.
Nicht jeder Fall geht den geraden Weg. Deshalb gibt es die Sonderwege Abgelehnt und Verworfen sowie die Ersatzvornahme, wenn Sie den Mangel nach Fristablauf durch einen anderen Betrieb beheben lassen.
Objektstruktur, Übersicht und Fristen
Jeder Mangel sitzt in der Objektstruktur: Wirtschaftseinheit, Bauteil, Geschoss, Wohnung. So finden Sie alle Fälle einer Wohnung oder eines Bauteils wieder, auch wenn die Meldung über die Hausverwaltung kommt.
Zum Fall gehören die Frist und zwei Nachfristen, jeweils mit dem Datum, an dem das Schreiben verschickt wurde. Fristvorwarnung, automatischer Abschluss und Archivierung nach einer eingestellten Zahl von Tagen laufen nachts von selbst.
Partner-Gateway und Schriftverkehr
Der Nachunternehmer braucht kein Konto. Er bekommt einen Link zum Fall, sieht dort den Mangel und seine Frist und bestätigt oder lehnt ab. Das ist das Partner-Gateway: Nachunternehmer antworten über einen Link, ohne das ganze System zu lernen.
Fristschreiben und Nachfristen entstehen aus Dokument- und E-Mail-Vorlagen mit Ihrem Briefpapier. Die Versandhistorie am Fall zeigt jedes Schreiben mit Datum. Zu jeder E-Mail sehen Sie den Zustellbericht: zugestellt, geöffnet oder nicht zustellbar.
Bestätigung, Schreibschutz und Archiv
Hat der Nachunternehmer den Mangel behoben, bestätigen Sie die Beseitigung im Schritt Bestätigung und schließen den Fall ab. Dokumente am Fall lassen sich schreibschützen, damit ein versandtes Fristschreiben so bleibt, wie es rausging.
Abgeschlossene Fälle wandern nach einer eingestellten Zahl von Tagen ins Archiv. Die Historie mit Schritten, Schreiben, Antworten und Zustellberichten bleibt am Fall, auch wenn die Bauleitung von damals längst auf einer anderen Baustelle ist.
Nutzen für die Beteiligten
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Projektleitung
Sie sieht alle offenen Gewährleistungsfälle mit Frist und Schritt, auch wenn die Bauleitung von damals das Unternehmen verlassen hat.
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Auftraggeber
Eine Wohnungsgesellschaft führt Mängel je Wirtschaftseinheit und Wohnung und belegt gegenüber Gremien, wann welche Frist gesetzt wurde.
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Nachunternehmer
Er bestätigt oder lehnt über den Link ab und sieht seine Frist, ohne ein weiteres Portal mit Login.
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Verwaltung
Sie schickt Fristschreiben aus der Vorlage und sieht am Zustellbericht, ob die E-Mail angekommen und geöffnet ist.
Aus der Praxis
März, zwei Jahre nach der Übergabe einer Wohnanlage mit 48 Wohnungen. Die Hausverwaltung meldet Feuchtigkeit an der Attika von Haus B. Die Verwaltung legt den Fall unter Haus B, Dach an. Die Projektleitung bestätigt in der Vorprüfung den Gewährleistungsfall und setzt dem Dachdecker eine Frist von 14 Tagen. Der Dachdecker öffnet den Link, bestätigt den Mangel und dichtet die Attika innerhalb der Frist ab. Die Bauleitung prüft vor Ort, bestätigt die Beseitigung und schließt den Fall. Fristschreiben und Zustellberichte bleiben am Fall.
Bestandteil von BAUREPORT
Das Gewährleistungsmanagement ist eine Ausprägung der Workflows in BAUREPORT und läuft produktiv in vier Varianten bei Bauunternehmen und Wohnungsgesellschaften. Mängel während der Bauzeit gehören ins Ticketsystem. Der einzelne Fall, die Fristen und die Sicht des Nachunternehmers haben eigene Anwendungsseiten.
Passt der Ablauf zu Ihrer Gewährleistung? Wir zeigen Ihnen Schritte, Fristen und Gateway gern an einem Ihrer Fälle. Schreiben Sie uns.
FAQ
Was unterscheidet einen Gewährleistungsmangel von einem Mangel während der Bauzeit?
Der Gewährleistungsmangel kommt nach der Übergabe, oft Jahre später, und läuft mit Fristen und Schriftverkehr gegenüber dem Nachunternehmer. Deshalb hat er in BAUREPORT einen eigenen Workflow. Mängel der Bauzeit bleiben im Ticketsystem.
Welche Schritte durchläuft ein Fall?
Ein Fall läuft durch Neu, Vorprüfung, Abarbeitung, Bestätigung und Abgeschlossen. Als Sonderwege gibt es Abgelehnt, Verworfen und Ersatzvornahme.
Wie arbeiten Nachunternehmer mit, wenn sie keinen Zugang haben?
Sie arbeiten über das Partner-Gateway mit: Der Nachunternehmer erhält einen Link zum Fall, sieht Mangel und Frist und bestätigt oder lehnt ab. Ein Konto oder eine Lizenz braucht er nicht.
Wie werden Fristen überwacht?
Jeder Fall trägt eine Frist sowie eine erste und zweite Nachfrist mit Versanddatum. Der Workflow warnt vor Ablauf, schließt Fälle nach Ihren Einstellungen automatisch ab und archiviert sie nach einer eingestellten Zahl von Tagen.
Wie wird der Schriftverkehr dokumentiert?
Fristschreiben und E-Mails entstehen aus Vorlagen und bleiben mit Datum in der Versandhistorie am Fall. Zu jeder E-Mail sehen Sie, ob sie zugestellt und geöffnet wurde. Versandte Dokumente lassen sich schreibschützen.
Kann ich den Ablauf an unsere Organisation anpassen?
Ja. Das Gewährleistungsmanagement ist eine Workflow-Ausprägung und läuft heute in vier Varianten bei Bauunternehmen und Wohnungsgesellschaften. Schritte, Rechte, Vorlagen und Fristenregeln stimmen wir mit Ihnen ab.
Was passiert mit abgeschlossenen Fällen?
Sie wandern nach einer eingestellten Zahl von Tagen ins Archiv. Die Historie mit Schritten, Schreiben und Antworten bleibt am Fall erhalten.
Wer sieht welche Fälle?
Die Rechte des Workflows regeln das. Sie legen fest, wer nur eigene oder alle Fälle sieht, wer alle Felder bearbeitet, wer verwirft, klont, Dokumente schreibschützt und E-Mails versendet.
Kann ich den Workflow am Telefon nutzen?
Ja. Sie erfassen den Mangel und prüfen den Stand am Telefon, am Tablet und am Rechner mit denselben Fällen.