Nachunternehmer kennen den Kreislauf nur zu gut: Freistellungsbescheinigung, Haftpflichtnachweis, Unfallversicherung – dieselben Dokumente liegen irgendwo im Firmenordner, auf dem Laptop oder im E-Mail-Verlauf. Sobald ein neuer Auftraggeber oder Generalunternehmer anfragt, beginnt die Suche von vorn. Die Datei wird angehängt, nachgefasst, erneut verschickt – und trotzdem fehlt sie oft genau dann, wenn der Projektstart näherrückt.
Für jeden Auftraggeber entsteht so unnötiger Aufwand. Auf der anderen Seite entsteht Blindflug: AG und GU wissen nicht sicher, ob Unterlagen vollständig, aktuell oder überhaupt geprüft sind. Projekte verzögern sich nicht wegen fehlender Fachkompetenz, sondern wegen fehlender PDFs.
BAUBESCHEINIGUNGEN bricht diesen Kreislauf. Das Portal ist darauf ausgelegt, baubezogene Bescheinigungen einmal zentral abzulegen und gezielt freizugeben – ohne Mailchaos und ohne doppelte Ablage.
Ein Upload, gezielte Freigabe
Sie laden Freistellung, Versicherungen und weitere Nachweise einmalig hoch. Anschließend stellen Sie die Unterlagen gezielt für einzelne Auftraggeber oder Projekte bereit. Nicht jeder Partner sieht automatisch alles – Freigaben bleiben steuerbar und nachvollziehbar.
Das spart Zeit auf NU-Seite und reduziert Rückfragen auf AG-/GU-Seite. Statt „Bitte nochmal die aktuelle Freistellung schicken“ steht der Status im Portal: vorhanden, geprüft, ablaufend oder fehlend. Zu Projektbeginn ist klar, was schon da ist und was noch fehlt.
Kostenfrei für Nach- und Subunternehmer
Hochladen und Freigeben ist für Nach- und Subunternehmer kostenlos. Das senkt die Hürde zur Mitarbeit spürbar: Wer nicht für ein weiteres Tool zahlen muss, liefert Unterlagen eher rechtzeitig – und nicht erst nach dem dritten Reminder.
Für Auftraggeber und Generalunternehmer bedeutet das schnellere Vollständigkeit. Die Organisation läuft digital, ohne dass jeder Partner eigene Ordnerstrukturen, Excel-Listen oder E-Mail-Vorlagen pflegen muss.
Status statt Blindflug
Fehlende oder ablaufende Dokumente sind sichtbar, bevor sie zum Problem werden. Ampelübersichten zeigen Handlungsbedarf auf einen Blick. Sie reagieren, bevor der Zutritt stockt, bevor Nachunternehmer nicht eingesetzt werden können oder bevor eine Kontrolle unangenehme Lücken aufdeckt.
Gleichzeitig bleibt eine digitale Historie erhalten. Frühere Uploads und Versionen lassen sich nachvollziehen – hilfreich bei Nachweisen, Audits oder wenn ein Partner später fragt, welche Bescheinigung zu welchem Zeitpunkt gültig war. Papierordner und lose Anhänge ersetzen das nicht.
Praxis auf der Baustelle
Typischer Ablauf ohne Portal: Bauleitung fordert Unterlagen an, Büro sucht, NU schickt die falsche Version, AG prüft manuell, Frist läuft ab. Mit BAUBESCHEINIGUNGEN wird daraus ein klarer Prozess: Anforderung im Portal, Upload einmalig, Freigabe gezielt, Status für alle Beteiligten sichtbar.
Das ist besonders hilfreich, wenn Nachunternehmer parallel für mehrere Projekte oder Auftraggeber arbeiten. Dieselbe gültige Bescheinigung muss nicht fünfmal neu versendet werden – sie wird einmal gepflegt und mehrfach bereitgestellt.
Fazit
Mehrfachversand derselben Bescheinigung ist reine Verschwendung – von Zeit, Nerven und Übersicht. Mit BAUBESCHEINIGUNGEN laden Nachunternehmer einmal hoch, stellen gezielt bereit und behalten gemeinsam mit AG und GU den Status im Blick. Einfach, kostenlos für NU und transparent für alle, die auf vollständige Unterlagen angewiesen sind. Den Vorgang finden Sie unter Einmal hochladen, mehrfach nutzen.
