Besprechungen
protokollieren
Sie nehmen die Besprechung auf und erhalten ein Protokoll nach Ihrer Gliederung. Das PDF für die Akte kommt aus Ihrer eigenen Vorlage.
Was sind die Protokolle in BAUREPORT?
In BAUREPORT, der Baumanagement-Plattform von CONOVA24, sind Protokolle das Modul, mit dem Sie Besprechungen protokollieren. Aus der Aufnahme einer Besprechung entsteht ein Protokoll nach der Gliederung, die Sie je Protokolltyp festlegen. Sie prüfen das Transkript, vergleichen zwei Termine und exportieren das Protokoll als PDF mit Ihrer Vorlage.
Warum brauche ich Protokolle?
Nach dem Jour fixe schreibt jemand am Abend aus den Notizen im Block das Protokoll. Beschlüsse vom Flur landen in WhatsApp, die Word-Datei liegt auf dem Rechner des Protokollanten. Wer wissen will, was sich seit der letzten Runde geändert hat, liest zwei Dokumente nebeneinander.
Das Modul Protokolle nimmt Ihnen das Nachschreiben ab. Sie liefern die Aufnahme, die KI schreibt das Protokoll nach Ihrer Gliederung, und Sie prüfen das Ergebnis. Die einzelne Besprechung von der Aufnahme bis zum PDF beschreibt die Seite Besprechungsprotokoll erstellen.
Was Protokolle konkret leisten
-
Protokolltypen mit eigener Gliederung
Sie legen je Besprechungsform fest, wie das Protokoll aufgebaut ist und welche Adressen als Quelle dienen.
-
Plaud-Import
Sie verbinden Ihr Konto bei Plaud, einem optionalen Aufnahmegerät, und wählen eine Aufnahme mit Transkript aus.
-
Audio-Upload
Sie laden die Aufnahme vom Telefon als MP3, M4A, WAV, AAC oder MP4 bis 25 MB hoch, und BAUREPORT transkribiert sie.
-
Transkript und Vergleich
Sie korrigieren das Transkript und vergleichen zwei Termine desselben Typs: Entferntes ist durchgestrichen, Neues markiert.
-
PDF über Vorlagen Neu
Sie exportieren das Protokoll mit der Standardvorlage oder mit Ihrer eigenen Vorlage und Ihrem Briefpapier.
-
Quelle im KI-Assistenten
Sie wählen Protokolle als Quelle im KI-Assistenten und grenzen auf einzelne Typen ein. Der Assistent liest nur.
So entsteht das Protokoll
-
Typ festlegen
Sie legen einmal je Besprechungsform fest, wie das Protokoll gegliedert ist und welche Historie mitläuft.
-
Aufnahme liefern
Sie wählen die Aufnahme aus Ihrem Plaud-Konto oder laden die Audiodatei vom Telefon hoch.
-
Transkript prüfen
Sie korrigieren falsch verstandene Namen im Rohtext und geben der KI Hinweise für diesen Termin.
-
Protokoll erzeugen lassen
Die KI schreibt das Protokoll im Hintergrund. Am Status sehen Sie, wann es fertig ist.
-
Vergleichen und exportieren
Sie vergleichen den Termin mit der letzten Runde und erzeugen das PDF mit Ihrer Vorlage für die Akte.
Die Vorteile
im Detail:
Jede Besprechungsform bekommt ihren Protokolltyp
Jede Besprechungsform bekommt einen eigenen Protokolltyp, etwa Jour fixe, Planungsrunde oder Baustellenbegehung. Im Typ steht die Anweisung für die KI, also Gliederung und Aufbau des Protokolls. So sieht die Planungsrunde anders aus als das Gespräch mit dem Nachunternehmer, ohne dass Sie das jedes Mal neu erklären.
Zum Typ legen Sie fest, wie viele frühere Protokolle die KI mitliest, bis zu hundert. So erkennt sie, welcher Punkt seit der letzten Runde offen ist. Die Adressen Ihres Projekts geben Sie als Quelle mit, damit die KI Namen und Firmen kennt.
Aufnahme importieren oder Audio hochladen
Liegt die Aufnahme bei Plaud, verbinden Sie Ihr Plaud-Konto einmal persönlich mit BAUREPORT und wählen danach eine Aufnahme mit Transkript aus. Der Import liest die Aufnahme aus Ihrem Plaud-Konto. Für die Speicherung dort gelten die Bedingungen von Plaud.
Haben Sie nur die Datei vom Telefon, laden Sie sie als MP3, M4A, WAV, AAC oder MP4 mit bis zu 25 MB hoch. BAUREPORT transkribiert die Aufnahme und löscht die Audiodatei danach. Die KI-Anfragen laufen über OpenRouter mit Zero Data Retention: Der Anbieter speichert Ihre Anfragen nicht und trainiert nicht damit.
Hinweise für die KI geben Sie je Termin mit, etwa welches Thema im Vordergrund stand. Das Transkript bearbeiten Sie als Rohtext, zum Beispiel falsch verstandene Namen und Firmen.
Zwei Termine vergleichen
Was sich seit der letzten Runde geändert hat, lesen Sie im Vergleich. Sie wählen zwei Termine desselben Protokolltyps, und BAUREPORT legt sie nebeneinander. Entfernte Punkte erscheinen durchgestrichen, neue Punkte markiert.
So bereiten Sie die nächste Runde vor, ohne zwei PDFs nebeneinanderzulegen und Zeile für Zeile zu suchen. Über die Volltextsuche finden Sie außerdem jeden Termin, in dem ein Thema besprochen wurde.
PDF für die Akte und Quelle im KI-Assistenten
Das fertige Protokoll exportieren Sie als PDF über die Standardvorlage oder über eine eigene Vorlage mit Ihrem Briefpapier. Den Stand sehen Sie am Status: Entwurf, In Verarbeitung, Verarbeitet oder Fehler. Die Verarbeitung läuft im Hintergrund, Sie arbeiten währenddessen weiter.
Im KI-Assistenten wählen Sie Protokolle als Quelle und grenzen auf einzelne Typen ein. So fragen Sie vor der nächsten Runde, was zur Fassade beschlossen wurde, und bekommen das Protokoll verlinkt. Der Assistent liest die Protokolle nur. Er ändert keine Tickets, Fristen oder Status.
Nutzen für die Beteiligten
-
Bauleitung
Sie hat nach dem Jour fixe ein Protokoll nach der festen Gliederung, ohne am Abend die Notizen abzutippen.
-
Projektleitung
Sie vergleicht zwei Termine und sieht, welcher Beschluss neu ist und welcher Punkt seit Wochen offen bleibt.
-
Auftraggeber
Er erhält jede Runde als PDF im gleichen Aufbau mit Ihrem Briefpapier statt wechselnder Word-Dateien.
Aus der Praxis
Donnerstag, 10:30 Uhr, Jour fixe im Baucontainer am Rohbau. Die Bauleitung hat mit Plaud aufgenommen, wählt die Aufnahme mit Transkript aus und korrigiert zwei Firmennamen im Rohtext. Als Hinweis für diesen Termin trägt sie ein, dass die Fassadenfrist im Mittelpunkt stand. Nach der Verarbeitung liegt das Protokoll im Typ Jour fixe vor. Im Vergleich zur Vorwoche ist der Beschluss zur Fassade neu markiert. Das PDF mit Briefpapier geht noch am Vormittag an den Auftraggeber.
Bestandteil von BAUREPORT
Protokolle sind ein Modul von BAUREPORT. Der KI-Assistent liest sie als Quelle, das Bautagebuch dokumentiert daneben den Bautag selbst. Die einzelne Besprechung von der Aufnahme bis zum PDF hat eine eigene Anwendungsseite.
Passen die Protokolle zu Ihren Besprechungen? Wir zeigen Ihnen Typ, Import und Vergleich gern an einer echten Aufnahme. Schreiben Sie uns.
FAQ
Was macht das Modul Protokolle in BAUREPORT?
Es macht aus der Aufnahme einer Besprechung ein Protokoll nach Ihrer Gliederung. Sie liefern die Aufnahme über Plaud oder als Audiodatei, prüfen das Transkript und exportieren das Ergebnis als PDF.
Brauche ich ein Plaud-Gerät?
Nein. Sie laden auch eine Audiodatei vom Telefon hoch, und BAUREPORT transkribiert sie. Plaud ist ein optionales Aufnahmegerät und nur nötig, wenn Ihre Aufnahmen dort liegen.
Welche Audioformate kann ich hochladen?
Sie laden MP3, M4A, WAV, AAC oder MP4 mit bis zu 25 MB je Datei hoch. Nach der Transkription löscht BAUREPORT die Audiodatei wieder.
Was passiert mit der Aufnahme und dem Transkript?
Die Audiodatei wird nach der Transkription gelöscht, Transkript und Protokoll bleiben im Projekt. Die KI-Anfragen laufen über OpenRouter. Der Anbieter speichert sie nicht und trainiert nicht damit. Der Plaud-Import liest aus Ihrem Plaud-Konto, dafür gelten die Bedingungen von Plaud.
Kann ich das Transkript korrigieren?
Ja. Sie bearbeiten den Rohtext, zum Beispiel falsch verstandene Namen oder Firmen. Zusätzlich geben Sie der KI Hinweise, die nur für diesen Termin gelten.
Wie vergleiche ich zwei Termine?
Sie wählen zwei Termine desselben Protokolltyps und öffnen den Vergleich. Entfernte Punkte sind durchgestrichen, neue Punkte markiert.
Wie kommt das Protokoll in die Akte?
Sie exportieren es als PDF mit der Standardvorlage oder mit Ihrer eigenen Vorlage und Ihrem Briefpapier. Das PDF legen Sie in der Projektakte ab oder senden es an die Teilnehmer.
Ändert die KI Tickets oder Fristen?
Nein. Die KI schreibt nur das Protokoll. Tickets, Fristen und Status bleiben in den jeweiligen Modulen, und im KI-Assistenten werden Protokolle nur gelesen.
Woran sehe ich, ob das Protokoll fertig ist?
Der Status des Termins zeigt es: Entwurf, In Verarbeitung, Verarbeitet oder Fehler. Die Verarbeitung läuft im Hintergrund, und Sie arbeiten währenddessen weiter.