Besprechungsprotokoll
erstellen
Sie nehmen die Baubesprechung auf, BAUREPORT schreibt daraus ein Protokoll in der Gliederung Ihres Termins. Sie prüfen, korrigieren und exportieren das PDF.
Wie BAUREPORT Besprechungsprotokolle erzeugt
Im Modul Protokolle von BAUREPORT legen Sie je Besprechungsart einen Typ mit eigener Gliederung an. Zu jedem Termin liefern Sie die Aufnahme aus Plaud, einem optionalen Aufnahmegerät, oder als Audiodatei. Aus dem Transkript erstellt BAUREPORT das Protokoll, das Sie prüfen und als PDF exportieren.
Warum das Protokoll nach der Runde fehlt
Die Baubesprechung dauert eine Stunde, das Protokoll am Abend noch einmal so lange. Beschlüsse sitzen in vier Köpfen und einer WhatsApp-Gruppe, und welcher Stand gegenüber der Vorwoche gilt, weiß nur, wer beide Protokolle nebeneinanderlegt.
In BAUREPORT wählen Sie den Typ und laden die Aufnahme hoch: MP3, M4A, WAV, AAC oder MP4 bis 25 MB. Nach der Transkription wird die Audiodatei gelöscht. Hinweise für diesen Termin geben Sie vorher mit, das Transkript korrigieren Sie, bevor das Protokoll entsteht.
Was das Protokoll leisten muss
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Typ mit eigener Gliederung
Baubesprechung, Planungsrunde oder Nachunternehmer-Gespräch bekommen je einen Typ mit fester Gliederung.
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Aufnahme vom Telefon oder aus Plaud
Sie laden eine Audiodatei hoch oder importieren die Aufnahme aus Ihrem Plaud-Konto. Die Audiodatei wird danach gelöscht.
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Hinweise und Korrektur
Namen und Besonderheiten dieser Runde geben Sie als Hinweis mit. Falsch verstandene Begriffe berichtigen Sie im Transkript.
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Vergleich und PDF
Zwei Termine desselben Typs zeigen, was neu oder entfallen ist. Das PDF entsteht mit Ihrer Vorlage.
Aufnehmen, prüfen, ablegen
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Typ wählen
Die Bauleitung legt den Termin unter dem Typ Baubesprechung an, dessen Gliederung im Projekt hinterlegt ist.
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Aufnahme liefern
Sie lädt die Aufnahme vom Telefon hoch oder holt sie aus Plaud und gibt Hinweise zu Teilnehmern mit.
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Transkript und Protokoll prüfen
Sie korrigiert das Transkript, lässt das Protokoll erzeugen und liest es gegen, bevor es rausgeht.
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Exportieren und vergleichen
Das PDF geht mit der Vorlage an den Verteiler. Vor der nächsten Runde vergleicht sie beide Termine.
Nutzen für die Beteiligten
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Bauleitung
Sie hat das Protokoll am Nachmittag statt am Abend und diktiert nichts mehr aus dem Gedächtnis.
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Nachunternehmer
Er bekommt jede Woche ein PDF mit derselben Gliederung und findet seine Punkte an derselben Stelle.
Aus der Praxis
Dienstag, 10 Uhr, Baubesprechung im Container, Rohbau des zweiten Bauabschnitts. Die Bauleitung nimmt die vierzig Minuten mit dem Telefon auf und lädt die M4A-Datei danach hoch. Im Transkript korrigiert sie zwei Firmennamen, um 13 Uhr geht das PDF an den Verteiler. Der Vergleich mit der Vorwoche zeigt den neuen Beschluss zur Tiefgaragenrampe als markierten Absatz.
Bestandteil von BAUREPORT
Das Protokoll entsteht im Modul Protokolle von BAUREPORT. Typen, Status, Volltextsuche und Vorlagen erklärt die Seite Protokolle. Der KI-Assistent nutzt fertige Protokolle als Quelle, wenn Sie später nach einem Beschluss fragen.
Möchten Sie aus einer Ihrer Aufnahmen ein Protokoll entstehen sehen? Bringen Sie sie mit in die Demo. Schreiben Sie uns.
FAQ
Muss ich Plaud nutzen?
Nein. Eine Audiodatei vom Telefon reicht: MP3, M4A, WAV, AAC oder MP4 bis 25 MB. Plaud ist ein optionales Aufnahmegerät mit Import über Ihr eigenes Konto.
Was passiert mit der Audiodatei?
Nach der Transkription wird sie gelöscht. Es bleiben das Transkript, das Sie korrigieren können, und das Protokoll.
Legt das Modul Tickets oder Lean-Karten an?
Nein. Das Protokoll hält fest, was besprochen wurde. Tickets, Karten und Fristen legen Sie selbst in den Modulen an.
Wer sieht meine Aufnahme und den Text?
Die Protokolltexte entstehen über OpenRouter mit Zero Data Retention: Der Anbieter speichert Ihre Anfragen nicht und trainiert nicht damit. Der Plaud-Import läuft über Ihr Plaud-Konto.